Ter illustratie van de verscheidenheid aan opdrachten die Numa Group bij haar opdrachtgevers uitvoert, staan onderstaand enkele voorbeelden van de projecten waaraan Numa Group professionals een positieve bijdrage hebben geleverd.
Opdrachtgever: Uitvoeringsorganisatie in de publieke sector
Rol Numa Group: Projectmanager
Duur opdracht: 15 maanden
Op basis van een besluit van de Raad van Bestuur is één centraal vacaturebureau ingericht en geoperationaliseerd. Doel van dit vacaturebureau is om de instroom van medewerkers beter te faciliteren. Het afhandelingproces van vacatures wordt transparanter gemaakt en efficiënter georganiseerd. Zowel voor formatieplaatsen als de inhuur van externe interim- en projectmedewerkers. Met de implementatie van het vacaturebureau heeft de vacaturehouder nog slechts één loket voor de afhandeling van zijn resourcevraagstukken en is de status van de realisatie op élk moment inzichtelijk. Doorlooptijden zijn sterk ingekort omdat overdrachtmomenten in het werving- en selectieproces tot een minimum zijn beperkt. De procesgang wordt getoetst op compliancy en rechtmatigheid. Door bundeling van de benodigde expertise is de administratieve rompslomp geminimaliseerd en vindt bewaking plaats van de kwaliteit van de aanbiedingen. Eenduidige analyses en rapportages zijn mogelijk waardoor een verbeterde strategische personeelsplanning mogelijk is. De uitstraling van de opdrachtgever naar de markt als professionele werkgever en opdrachtgever is versterkt.
Opdrachtgever: Uitvoeringsorganisatie in de publieke sector
Rol Numa Group: Projectmanager
Duur opdracht: 36 maanden
De opdracht betreft de herinrichting van de beheerorganisatie rondom de multichannel dienstverlening naar de klanten toe. De nadruk ligt hierbij op de communicatie via internet in alle mogelijke beschikbare vormen. Deze herinrichting vindt plaats in het kader van de verdere professionalisering en verbeterde dienstverlening van diverse overheidsinstanties naar hun klanten toe. Het resultaat van dit project is een goed functionerend Shared Service Center dat het beheer van het internetkanaal met alle gebruikte applicaties adequaat uitvoert. Daarnaast is een kwaliteitsslag uitgevoerd op de communicatieaspecten, zoals de E-formulieren, de website, de look en feel van de webpagina’s en de feedback van de gebruikers. Numa Group is bij dit traject betrokken omdat zij zowel expertise als knowhow heeft op het terrein van Internetcommunicatie en de inzet van social media alsmede van de herinrichting van organisaties ten behoeve van dit doel. De verantwoordelijke projectmanager is er in geslaagd om alle partijen mee te krijgen in de beoogde nieuwe manier van denken, communiceren en van klantbenadering.
Opdrachtgever: Programma Professionaliseren Materieelbeheer Defensie (PMD)
Rol Numa Group: Senior Managementadviseur
Duur opdracht: 9 maanden
Het Programma Professionaliseren Materieelbeheer Defensie (PMD) is verantwoordelijk voor het inrichten van de ketenregie voor het materieelbeheer binnen heel Defensie. Het vergroten van het lerend vermogen en toewerken naar een hoger volwassenheidsniveau van de organisatie zijn hierbij belangrijke aandachtspunten. De senior adviseur heeft voor de gehele materieelbeheerorganisatie het formatiebestand in kaart gebracht. Momenteel onderzoekt zij op basis van dit bestand of het werk- en denkniveau passend genoeg is om de uitvoering van de beheerwerkzaamheden naar een hoger volwassenheidsniveau te tillen. Hiervoor zal in samenwerking met de beleidsmaker en de defensieonderdelen een passende visie en beleid ontwikkeld worden. Ook zal op basis van het huidige personeelbeleid gekeken worden hoe de impliciete kennis die aanwezig is in de organisatie, geïdentificeerd en expliciet gemaakt kan worden ten behoeve van hergebruik en borging. Door haar regierol krijgt de adviseur de kans om bruggen te bouwen binnen Defensie. Daarbij staat het koppelen van initiatieven ten behoeve van efficiënter en pragmatischer werken centraal. Met deze benadering behoudt de defensieorganisatie voor de toekomst haar grootste en belangrijkste kapitaalgoed namelijk de loyaliteit en de kracht tot samenwerken van haar mensen.
Opdrachtgever: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Rol Numa Group: Projectmanager
Duur opdracht: 9 maanden
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft een uitdagende opdracht gekregen: het ontwikkelen van gezamenlijke ICT-diensten voor de gehele rijksoverheid (centrale overheid, waaronder ministeries, hoge colleges van staat en diverse ZBO’s). Het gaat hierbij om een KA gerelateerde omgeving, een platform op intranet voor samenwerking, een gestandaardiseerd intranet en alle onderliggende infrastructuur. Gezamenlijk zorgen deze ICT-diensten ervoor dat alle rijksmedewerkers op ieder gewenst tijdstip op iedere plek met netwerkverbinding kunnen werken op de eigen digitale werkomgeving. Voor een succesvolle invoering en correcte werking van de digitale werkomgeving begeleidt het programma DWR afnemers van de ICT-diensten en zet afspraken op papier. Twee projectmanagers zijn gevraagd hieraan ondersteuning te bieden. BZK weet wat Numa kan en was ervan overtuigd dat de desbetreffende projectmanagers in een bestuurlijk complexe omgeving hun werkzaamheden goed kunnen uitvoeren. De opdrachtgever hierover: “De samenwerking spreekt voor beide partijen tot de verbeelding, werkt wederzijds versterkend door aanvullend op elkaar te zijn en is fun. Voor de twee projectmanagers is deze opdracht een signature case geworden. Iets om trots op te zijn”.
Opdrachtgever: Uitvoeringsorganisatie in de publieke sector
Rol Numa Group: Businessanalist
Duur opdracht: >24 maanden
De opdrachtgeverorganisatie is een dynamische omgeving die continue wordt geconfronteerd met wetswijzigingen, reorganisaties en aan veranderingen onderhevig proces- en systeemlandschap. Daarbij zijn doel en doelgroep vaak verschillend, maar zijn de werkzaamheden uiteindelijk altijd gericht op een beter functionerende uitvoering. Ook de rollen van de Numa professional zijn vaak verschillend. Denk hierbij aan procesconsultant, materiedeskundige, businessanalist en releasecoördinator. De werkzaamheden vinden zowel plaats in de staande organisatie als in projecten. Resultaten betreffen ondermeer een goedlopend releaseproces met diverse geslaagde release-implementaties, op tijd doorgevoerde wetgeving en een goed functionerend beheer dat duurzaam in staat is om met veranderingen binnen de organisatie om te gaan. De opdrachtgever waardeert de inzet van Numa Group als klankbord en vraagbaak en zegt over de ingezette medewerker: “Hij toont zich een bekwame, energieke en optimistische collega, die doortastend is waar het moet en flexibel wanneer nodig. Hij weet hierbij goed om te springen met de telkens veranderende politiek-bestuurlijke omgeving en staat zijn interne collega’s bij als trekker van veranderingen en initiator van vernieuwingen, het laatste vaak op een heel praktisch niveau”.
Opdrachtgever: Beursgenoteerde hightech onderneming.
Rol Numa Group: Changemanager
Duur opdracht: 7 maanden
De opdrachtgever (een oud collega) was op zoek naar implementatie ondersteuning voor een veranderingstraject waarbij nadrukkelijk “de winkel open moest blijven tijdens de verbouwing”. Numa is hierop ingesprongen door haar no-nonsense implementatieaanpak te balanceren met het scherp in vizier houden van de klantbehoeften. De changemanager heeft hiertoe allereerst ruimte gecreëerd voor de verandering. Dit betekende zelf de handen uit de mouwen steken door de zaak draaiende te houden en schoon schip te maken met verstarde en stagnerende factoren. Echt doen dus! Vervolgens is er gewerkt aan vernieuwing en ontwikkeling: de herinrichting van de organisatie, aanpassing van functies en rollen en het herdefiniëren van tactische en operationele processen. De opdrachtgever is nu in staat om aan de IT -supply zijde beter te sturen op externe contracten en dienstverlening. En aan de demand kant een naadloze en snelle vertaling te maken van de business- en klantbehoefte naar slimme IT-oplossingen. Een echte waardevolle verandering dus! Typisch iets waar Numa graag haar tanden in zet…
Opdrachtgever: Pensioenverzekeraar en -administrateur
Rol Numa Group: Businessanalist
Duur opdracht: 7 maanden
De pensioenenmarkt is volop in beweging. Om klaar te zijn voor de toekomst is het voor verzekeraars en administratiekantoren noodzakelijk om hun activiteiten en processen te versimpelen, klantgerichter te maken en te optimaliseren. Medio 2010 is een project gestart met als doelstelling om de kwaliteit van de data, administratie en werkprocessen te optimaliseren. De businessanalist heeft de actuele problematiek organisatiebreed in kaart gebracht. Vervolgens zijn er creatieve en vindingrijke oplossingen bedacht met als doel om de geïdentificeerde problemen op een duurzame manier op te lossen. Oplossen én voorkomen dus. Met de verbeteringslag is een flinke investering gemoeid maar door kritisch en creatief naar de hele bedrijfsvoering te kijken, is het project kostenneutraal uitgevoerd. De doorgevoerde optimalisatie vormt de opmaat naar een verbetering van de klantgerichtheid. Van ‘operational excellence’ naar ‘customer excellence’.
Opdrachtgever: Uitvoeringsorganisatie in de publieke sector
Rol Numa Group: Businessanalist
Duur opdracht: 9 maanden
De opdrachtgever is een project gestart met als doel het standaardiseren en implementeren van inkoop- en bestelprocessen inclusief het operationaliseren van de nieuwe organisatie en verbeterde interfaces die daarvoor nodig zijn. Hiermee wordt de controle op verplichtingen en inkoopuitgaven verbeterd, de kans op budgetoverschrijding verkleind en een betrouwbare koppeling tussen order en factuur gecreëerd. Door middel van workshops en analyses is een verbeterplan opgesteld waarin langs 3 lijnen (organisatie, processen en systemen) verbeteringen worden doorgevoerd. De impact van dit project is aanzienlijk aangezien de gevolgen ervan merkbaar zullen zijn voor de gehele organisatie. De manier van aanvragen, bestellen en inkopen van producten en diensten wordt voor iedere medewerker anders. Momenteel bevindt het project zich in de transitiefase waarin alle verbeteringen (in organisatie, processen en systemen) gefaseerd en conform planning worden overgedragen aan de staande organisatie.
Opdrachtgever: Intrum Justitia – Regional IT
Rol Numa Group: Businessconsultant en projectadviseur
Duur opdracht: 9 maanden
Het masterplan van de Regional IT Director van Intrum Justitia omvat meerdere projecten. Optimalisatie van de projectuitvoering is er daar één van. De vraag was hoe zo’n onderdeel geaccepteerd en ten uitvoer kan worden gebracht als iedereen in de IT-organisatie er onderdeel van uitmaakt? Numa Group heeft de reputatie lange termijn effecten te bereiken op basis van een no-nonsense aanpak met heldere, nuchtere stappen. In de eerste maanden is een Projectmanagement Framework ontwikkeld. Vervolgens zijn diverse workshops gegeven en is een traject gestart om de projectmanagers van Intrum te begeleiden in een effectiever gebruik van hun sturingsmechanismen. Simultaan wordt de basis gelegd voor projectportfoliomanagement. Beide partijen hebben baat bij de samenwerking, die is ontstaan uit de goede professionele relatie tussen de IT Director en één van de partners van Numa Group. Een effectieve coproductie van Numa en Intrum die uitstraalt naar andere onderdelen van de Intrum Justitia organisatie.